યોગ્ય આયોજન અસરકારક મેનેજમેન્ટની પૂર્વશરત છે
અસરકારક મેનેજમેન્ટની પૂર્વશરત છે આયોજન, આ આયોજનમાં પરિવર્તન ક્ષમતા હોવી ઘણી જરૂરી છે, કે જેને આપણે ફલેક્સિબિલિટી તરીકે પણ જાણીએ છીએ.. ફલેક્સિબિલિટી એટલે કે, જાે ધાર્યા પ્રમાણે આયોજન પાર ના પડે તો બીજાે વિકલ્પ અમલમાં મૂકીને ધાર્યુ પરિણામ મેળવવું, ફલેક્સિબિલિટી એટલે કંઈ પણ બીજું ચાલશે એવું નહી
આયોજનમાં બીજાે એક મજબુત વિકલ્પ હોવો અને જરૂર પડે એને અમલમાં મૂકીને લક્ષ્ય હાંસલ કરવું એ પણ આયોજનનું એક મહત્વનું પાસું છે.
આયોજન ગતિશીલ- ડાઈનેમિક હોવું જાેઈએ કારણ કે, જયારે આયોજન પ્રમાણે અમલીકરણ શરૂ થાય ત્યારે વાસ્તવિક પડકારો સામે આવે છે અને કદાચ પૂર્વ આયોજનમાં એ પડકારોનો સામનો કેવી રીતે કરવો એનું વિવરણ ના હોય પરંતુ પરિસ્થિતિ પ્રમાણે બીજા મજબુત વિકલ્પથી એને ચોક્કસ રીતે પાર પાડીને આગળ વધી જ શકાય.
એ બીજાે વિકલ્પ જાેવો એની વિશે વિચારવું એના મળે પૂર્વ આયોજનમાં ફેલ્કિસિબિલટી અને ગિતશીલતા- ડાઈનેમિઝમ હોવું જરૂરી છે. તે માટે જયારે આયોજન થતું હોય ત્યારે જ દરેક તબકકાનું ઝીણવટપૂર્વકનું અનુમાન કરવું અને એ અનુમાન પ્રમાણેનું સુક્ષ્મ આયોજન કરવાનું હોય છે.
જરૂરી નથી કે વાસ્તવિક અમલીકરણમાં આયોજન પ્રમાણે કામ થાય જ, ઘણીવાર કુદરતી કે માનવસર્જિત પરિબળોને લીધે અમલીકરણ આયોજન પ્રમાણે નથી થતું અને ત્યારે પૂર્વઆયોજનમાં રહેલી ફલેક્સિબિલિટી આગળ વધવામાં કામ લાગે છે.
પૂર્વઆયોજન કરતી વખતે અમલીકરણમાં આવવાવાળા પડકારો અને પરિબળોની એક યાદી પણ બનાવી શકાય
અને જાે આવા પડકારો આવે ત્યારે આપણી પાસે કયા વિકલ્પો હશે અને એ પ્રમાણે એને પહોંચી વળવાનું મેનેજમેન્ટ પહેલેથી જ વિચારી શકાય. બાહ્ય પરિબળો મહદંશે આપણા આયોજનમાં રુકાવટ કે વિલંબ કરાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે ક્રિકેટ મેચમાં વરસાદ પડવો,
આ પરિબળને પહોંચી વળવા આજકાલ આયોજકો પહેલા તો ઋતુ અને જગ્યાની પસંદગી ઘણી સાવચેતીપૂર્વક કરે છે અને તદુપરાંત એક કે બે વધારાના દિવ્સ રાખે છે કે, એ દિવ્સે ફાઈનલ કે એવી અગત્યની મેચ રમાડીને આખી પ્રતિયોગીતાનું પરિણામ લાવી શકાય.
બીજી બાજુ મેચ દરમિયાન વરસાદ પડે તો કેવી રીતે મેદાન અને પીચને કોરી રાખવી અને પાણીનો નિકાલ કરવો એનું પણ એકદમ આધુનિક આયોજન કરવામાં આવે છે. ઘણીવાર તહેવારો અને તેને લગતી રજાઓ અને એ રજાઓ દરમિયાન ઉપલબ્ધ સંસાધનો અને કર્મચારીઓ પ્રમાણે આયોજનમાં ફેરફાર કરવા પડે છે.
જયારે પણ આયોજનમાં આ પ્રકારે બદલાવ કરવાની જરૂર પડે ત્યારે અગત્યનું એ છે કે, કેવી રીતે આપણે એ બદલાવને તરત અમલમાં મૂકીએ છીએ. તે માટે એ કામ કરનાર ટીમને વિશ્વાસમાં લઈને તેમને ઉત્સાહિત રાખીને એમને પરિસ્થિતિને પહોંચી વળવા તૈયાર કરવા પડે. આવી ટીમ કે જેનું નેતૃત્વ સકારાત્મક લીડર દ્વારા કરવામાં આવે છે
જે ટીમના સભ્યોને પ્રોત્સાહિત કરે છે તે ચોક્કસપણે પરિસ્થિતિઓમાં પરિવર્તન સાથે સફળતાપૂર્વક લક્ષ્ય સુધી પહોંચવામાં સક્ષમ હશે. પરિસ્થિતિ હંમેશા આપણા ધારેલા માર્ગે નથી જતી ત્યાં હંમેશા અણધાર્યા વળાંકો હોય જ છે આયોજનના તબકકે આપણા આગળના અનુભવ પ્રમાણે આવા દરેક અણધાર્યા પરિબળોની નોંધ લઈને એ દરેકને કેવી રીતે મેનેજ કરીશું એનું પણ પ્લાનિંગ જરૂરી હોય છે. ઘણીવાર રસ્તાના વળાંકો પર ડાઈવર્ઝન લેવું પડે છે
અને ઘણીવાર રસ્તો જ બદલી નાખવો પડે છે. લીડરે આવી તેમાં પરિસ્થિતિ માટે હકારાત્મકતાથી તૈયાર રહેવું પડે. જે રસ્તો બદલવાની વાત છે એને મેનેજમેન્ટને ભાષામાં પ્લાન બી પણ કહેવાય છે. સરળ ભાષામાં એક વિકલ્પ પ્રમાણે આગળ વધતા હોઈએ ત્યારે પરિસ્થિતિ પ્રમાણે આગળ વધવું મુશ્કેલ દેખાય ત્યારે આપણે આયોજનમાં થોડા બદલાવ કરીએ અને જાેઈઅ ેકે આગળ વધી શકાય છે કે નહી
પણ હવે બદલાવ પછી પણ આગળ વધવું મુશ્કેલ નહી પણ અશક્ય લાગે છે ત્યારે આપણે લક્ષ્ય આગળ વધવું મુશ્કેલ નહીં પણ અશક્ય લાગે છે ત્યારે આપણે લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે બીજા વિકલ્પ પ્રમાણે આગળ વધીએ છે, એજ આપણો પ્લાન બી પણ આયોજનના તબકેક આ પ્લાન બીનું પણ પ્લાનિંગ જરૂરી છે. જયારે આપણો વિકલ્પ અશક્ય લાગે ત્યારે બીજાે વિકલ્પ શોધવા ના નીકળાય. બીજાે વિકલ્પ પણ પૂર્વઆયોજન પ્રમાણે તૈયાર રાખીને આગળ વધવું એ એક અસરકારક મેનેજમેન્ટનો જ ભાગ છે.
મેનેજમેન્ટમાં સફળતા એ નથી કે આપણે પ્લાન એ ને કેટલી સારી રીતે અમલમાં મુકીએ છીએ, પરંતુ તે એ છે કે, આપણે પ્લાન બી ને કેટલી સરળતાથી અમલમાં મુકીએ છીએ અને તેની સાથે પરિસ્થિતિનું સંચાલન કરીએ છીએ.
